社会福祉法人日田市しらゆり会特定個人情報等の適正な取り扱いに関する規程
（目的）
第１条 この規程は、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する
法律（以下「番号法」という。）及び特定個人情報保護委員会が定める「特定個人情報の
適正な取扱いに関するガイドライン（事業者編）」に基づき、社会福祉法人日田市しらゆ
り会（以下「当法人」という。）における特定個人情報の取扱いについて定めたものであ
る。
（定義）
第２条 この規程における特定個人情報とは、個人番号（個人番号に対応し、当該個人番号
に代わって用いられる番号、記号その他の符号であって、住民票コード以外のものを含む。
番号法第７条第１項及び第２項、第８条並びに第67条並びに附則第３条第１項から第３
項まで及び第５項を除く。）をその内容に含む個人情報をいう。
（取扱い業務の範囲）
第３条 当法人が取り扱う特定個人情報は、原則として次のとおりとする。
(1) 健康保険・厚生年金保険関係届出事務
(2) 雇用保険関係届出事務
(3) 労働者災害補償保険法関係届出事務
(4) 国民年金第三号被保険者関係届出事務
(5) 給与所得・退職共済・退職所得に係る源泉徴収票作成事務及び報酬料金及び不動産
使用料等の法定調書作成事務並びに当法人施設利用者への賃金支払い調書作成事務
（適用の範囲及び組織体制）
第４条 本規程は当法人の役職者及び従業者並びに当法人施設利用者に適用し、本規程は当
法人が現に保有している特定個人情報及び将来保有する特定個人情報を対象とする。
２ 特定個人情報の取扱いについての組織体制は、次のとおりとする。
【総責任者 所長】
【事務取扱担当者 経理・庶務事務担当者】
（守秘義務）
第５条 特定個人情報を取り扱うすべての者は、徹底した守秘義務の中で業務を遂行しなけ
ればならない。
２ 前項を確認するため、特定個人情報を取り扱うすべての者は、１年に１回、当事業者が
定めた誓約書を提出しなければならない。
（責務）
第６条 特定個人情報の取扱い担当者は、特定個人情報等の漏えいの事実又は漏えいのおそ
れを把握した場合には、すみやかに総責任者に報告をするとともに、漏えいの拡大を阻止
するように対策を講じなければならない。
（情報漏えい時の原因究明）
第７条 総責任者は、特定個人情報等の漏えいの事実又は漏えいのおそれを把握した場合に
は速やかにその原因を究明するとともに当法人の理事長及び関係者に報告をしなければ
ならない。
（個人番号の取得、提供の求め）
第８条 事務取扱担当者は、当法人の役職者及び従業者並びに当法人施設利用者から特定個
人情報の提供を受けるに当たっては、総責任者立会いの元、個人番号通知書の個人番号を
確認し個人番号ファイルに個人番号を転記しなければならない。
２ 当法人は、本人又は代理人から個人番号の提供を受けたときは、関係法令等に基づき本
人確認を行うこととする。
３ 事務取扱担当者は、特定個人情報の確認のために個人番号ファイルを印刷してはならな
い。
４ 事務取扱担当者は、特定個人情報の保存のために電子機器等を使用してはならない。
５ 当法人が保有する特定個人情報等については、適法かつ合理的な範囲に限り開示するこ
ととし、特定個人情報等の本人より訂正の申出があったときは、速やかに対応する。
（個人番号の使用）
第９条 事務取扱担当者は、第３条に定める事項について、必要な場合に限り申告書や申請
書等を作成することができる。
２ 前項の申告書や申請書等は、行政機関等への提出分につき印刷をすることができる。
（個人番号の保管）
第10条 特定個人情報は、それが記載された書類等に係る関係法令に定める期間、適切に
保管をする。なお、第３条に定める事務を処理するために必要な場合に限り、特定個人情
報ファイルを作成するものとし適切に保存する。
２ 特定個人情報等を取り扱う機器、磁気媒体等及び書類等は、特定個人情報等の漏えい、
滅失又は毀損の防止その他の安全管理の確保のため、次に掲げる方法で保管又は管理する。
(1) 特定個人情報等を含む書類は、施錠できるキャビネット等に保管する。
(2) 特定個人情報等を含む書類であって、法定保存期間を有するものは、期間経過後速や
かに廃棄する。
３ 特定個人情報を含む書類又は同ファイルを法定保存期間経過後も引き続き保管すると
きは、個人番号に係る部分をマスキングまたは消去したうえで保管する。
（個人番号の持ち出し）
第11条 保有する特定個人情報等を持ち出すときは、次に掲げる方法により管理する。
(1) 特定個人情報等を含む書類を持ち出すときは、外部から容易に閲覧されないよう封
筒に入れる等の措置を講じ総責任者同伴のもと持ち出すものとする。
(2) 特定個人情報等を含む書類を郵送等により発送するときは、簡易書留等の追跡可能な移送手段等を利用する。
（個人番号の提供）
第12条 特定個人情報は、関係法令により必要な場合においてのみ関係行政官庁へ提供す
ることができる。
２ 前項の提供に当たっては、簡易書留の利用等の方法により厳重な管理方法によって提供
を行わなければならない。
３ 特定個人情報が違法に第三者に提供又は使用されていることを知った者からその提供
の停止が求められた場合であって、その求めに理由があるときは第三者への提供を停止し
なければならない。
（特定個人情報等の廃棄、消去）
第13条 特定個人情報は、関係法令により定められた保存期間を超えた場合に廃棄、消去
を行うものとする。
２ 特定個人情報の紙媒体の廃棄に当たっては、焼却、シュレッダー等の復元不可能な方法
により廃棄する。
３ 特定個人情報等を廃棄又は消去したときは、廃棄等を証明する記録等を保存する。
（従業者教育）
第14条 総責任者は、事務取扱担当者に対して情報管理に関する教育を１年に１回以上実
施をする。
（事務取扱担当者への監督）
第15条 総責任者は、事務取扱担当者に対しての管理及び監督をするものとし、運用方法
について情報漏えいのおそれがある場合には、是正に向けて指図をしなければならない。
（規程の改定）
第16条 総責任者は、必要に応じてこの特定個人情報取扱規程を見直すものとする。
附則
この規程は、平成28年２月１日より実施する。
